BAB 14. Implementasi Operasi Dan Pengendalian Sistem

BAB 14. IMPLEMENTASI OPERASI DAN PENGENDALIAN SISTEM

14.1        Implementasi Sistem.

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu :

Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

Anggaran spesifik untuk setiap tahap

Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

14.2        Pengendalian Keuangan & Sistem Informasi.

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku dinyatakan sebagai pengurang biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi dlam organisasi. Daripada sebagai pengurang biaya keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang di peroleh atas pengeluaran system informasi yang telah di lakukan. Alasan mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama :

è Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan.

è Kedua, dalam perpektif biaya besar lainnya, biaya system informasi tidak terlalu besar.

è ketiga berkaitan dengan biaya, yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek dan tetap dalam jumlah besar dalam tingkat kegiatan pemrosesan yang lebih besar.

Alasan yang terakhir adalah sistem informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan manajerial.

Hakekat biaya biaya system informasi

Salah satu determinan utama pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Sebagian besar personel system informasi adalah para professional yang di bayar dengan gaji tetap dan bukan berdasarkan jam kerja. Pengeluaran untuk gaji dan perangkat keras di perkirakan mencapai 75% atau lebih dari anggaran. Hasilnya menunjukkan bahwa anggaran utamanya terdiri atas biaya-biaya tetap.

14.3        Pengendalian Atas Sumber Daya Non Keuangan Dalam Sistem Informasi.

Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Downtime merupakan

persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Faktor non kuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja perangkat lunak.

Auditing Atas Sistem informasi.

Pendekatan umun yang di ikuti auditor adalah pertama, mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern, umumnya dengan menggunakan kuesioner pengendalian intern. Selama proses, auditor memasukkan tingkat dimana perusahaan secara aktual menerapkan pengendalian intern seperti yang di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian intern. Terakhir, auditor melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem.

Pemeliharaan Dan Modifikasi Sistem.

Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontinjensi selama tahap perancangan. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sistem benar-benar memulai operasi. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama. Dokumentasi harus mencakup alasan-alasan perubahan, perubahan-perubahan sebenarnya yang dilakukan, dan orang yang mengesahkan perubahan.

Bab 13. Perencanaan Sistem

BAB 13. PERENCANAAN SISTEM

Perencanaan sistem atau feasibility adalah tahap pertama yang harus dilakukansebelum mulai melakukan pengembangan sistem informasi. Terdapatbeberapa hal yang sebaiknya dilakukan pada tahap ini, antara lain adalahmendefinisikan proyek, memodelkan proyek, membuat perkiraan anggarandan penjadwalan proyek, menyeimbangkan rencana proyek dan menyetujuirencana proyek.

13.1        Langkah - Langkah Perencanaan Sistem.

menetapkan suatu kerangka kerja strategi menyeluruh untuk memenuhikebutuhan informasi pemakai.

melibatkan manajer senior, pemakai senior dan profesional sistem.

memastikan bahwa proyek yang diusulkan dievaluasi dan diprioritaskan.

memenuhi alasan untuk melakukan perencanaan sistem:

dihubungkan dengan rencana bisnis

menghindari sejumlah kerugian

membagi tugas dan tanggung jawab pada orang yang merencanakan sistem

membuat komponen laporan:

komponen keseluruhan berhubungan dengan sumber daya yg akandiperoleh (3-5 tahun), meliputi : personil baru, hardware, software ,peralatan telekomunikasi, lokasi computer dan keamanan.

komponen aplikasi: suatu portfolio yang disetujui dari proposalproyek sistem, secara luas menyatakan apa saja yang termasuk dalamkomponen keseluruhan.

melakukan komunikasi dengan analis sistem:

keduanya berhubungan dengan proses mendefinisikan kebutuhanpemakai.

perbedaannya pada cakupan dan tahap rinci.

memastikan bahwa pada perencanaan sistem, suatu sistem yang diusulkanharus layak dan mendukung faktor strategik. Untuk menilai keduakemungkinan tersebut maka harus diadakan evaluasi terhadap faktorkelayakan dan faktor strategi.

13.2        Pertimbangan - Pertimbangan Perencanaan Umum.

Dalam merencanakan penugasan, auditor internal harus mempertimbangkan:

Tujuan dari aktivitas yang sedang diperiksa dan dengan sarana apa aktivitas tersebut mengendalikan kinerjanya

Risiko yang signifikan terhadap aktivitas, tujuan, sumber daya, serta operasi dan dengan sarana apa potensi dampak risiko dijaga pada tingkat yang dapat diterima

Kecukupan serta efektivitas proses manajemen risiko dan pengendalian dari aktivitas yang diperiksa dibandingkan dengan model atau kerangka kerja pengendalian yang relevan

Kesempatan untuk membuat perbaikan yang signifikan dalam proses manajemen risiko dan pengendalian aktivitas ang diperiksa.

Ketika merencanakan penugasan untuk pihak-pihak di luar organisasi, auditor internal harus membangun kesepahaman tertulis dengan mereka tentang tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, dan harapan lain, termasuk pembatasan distribusi hasil penugasan serta akses ke catatan penugasan.

Internal auditor harus membangun kesepahaman dengan klien penugasan konsultasi tentang tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, dan harapan klien lainnya. Untuk penugasan yang signifikan, kesepahaman ini harus didokumentasikan.

13.3        Teknik Perancangan.

Ada beberapa alat dan teknik yang digunakan untuk merancang. Alat-alat dan teknik adalah:

è Flowchart

è Data flow diagram (DFD)

è Kamus data

è Terstruktur Inggris

è Tabel keputusan

è Keputusan pohon

Bab 12. Perencanaan Dan Analisis Sistem

BAB 12. Perencanaan dan Analisis Sistem

Analisis Sistem merupakan Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencananaa sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan.tujuannnya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.

12.1        Perencanaan sistem dan analisis kelayakan

• Analisis kelayakan

Tujuannya adalah :

a. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.

b. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

• Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu :

1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak.

2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem.

3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.

4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategik.

5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi

sebagai focus pengembangan sistem.

6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan

perancangan awal sub system tertentu.

7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem.

• Tugas – tugas analisis kelayakan :

1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.

2. Pembentukan sasaran sistem baru.

3. Pengidentifikasian para pemakai sistem

• Metode penentuan penganggaran modal :

1. Payback period

2. Net present value

3. Internal rate of return

4. Modified internal rate of return.

• Ukuran kelayakan :

1. Teknologi

2. Ekonomi

3. Non ekonomi

4. Organisasi atau operasional

5. Jadwal

12.2        Langkah-langkah analisis sistem

Langkah-langkah analisis sistem :

1. Identify , mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertaman yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

a. Mengidentifikasi penyebab masalah

b. Mengidentifikasi titik keputusan

c. Mengidentifikasi personil – personil kunci

2. Understand, memahami kerja sistem yang ada

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel

3.  Analyze, Menganalisis sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yagn telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Report , membuat laporan hasil analisis.

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah:

1. Analisis telah dilakukan,

2. Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen,

3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen, dan

4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan.

12.3        Teknik-teknik pengkumpulan fakta

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan.

Ada tiga sumber yaitu :

1. Sistem yang berjalan

menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem memuaskan,perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.

2. Sumber internal lainnya

Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan system yang baru.Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi

3. Sumber eksternal

Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan.

12.4        Teknik-teknik mengorganisasikan fakta

Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari :

• Analisis pengukuran kinerja

• Analisis Distribusi kerja

• Analisis Fungsional

• Analisis Matriks

12.5        Analisis sistem terstruktur

Adalah Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka.

BAB 11. Teknologi Informasi Auditing

11. Teknologi Informasi Auditing

Teknologi Informasi Auditing

Pada dasarnya, Audit TI dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu Pengendalian Aplikasi (Application Control) dan Pengendalian Umum (General Control). Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang diguna-kan untuk melakukan pemrosesan data. Sementara, tujuan pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa data di-input secara benar ke dalam aplikasi, diproses secara benar, dan terdapat pengendalian yang memadai atas output yang dihasilkan.

Dalam audit terhadap aplikasi, biasanya, pemeriksaan atas pengendalian umum juga dilakukan mengingat pengendalian umum memiliki kontribusi terhadap efektifitas atas pengendalian-pengendalian aplikasi.

Dalam praktiknya, tahapan-tahapan dalam audit system informasi tidak berbeda dengan audit pada umumnya. Tahapan perencanaan, sebagai suatu pendahuluan, mutlak perlu dilaku-kan agar auditor mengenal benar objek yang akan diperiksa. Di samping, tentunya, auditor dapat memastikan bahwa qualified resources sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik ( best practices ). Tahapan perencanaan ini akan menghasilkan suatu pro-gram audit yang didesain sedemikian rupa, sehingga pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien, dan dilakukan oleh orang-orang yang kompeten, serta dapat dise-lesaikan dalam waktu sesuai yang disepakati.

Dalam pelaksanaannya, auditor system informasi mengumpulkan bukti-bukti yang memadai melalui berbagai teknik termasuk survei, interview, observasi dan review dokumentasi (termasuk review source-code bila diperlukan).

Satu hal yang unik, bukti-bukti audit yang diambil oleh auditor biasanya mencakup pula bukti elektronis (data dalam bentuk file softcopy). Biasanya, auditor system informasi menerapkan teknik audit berbantuan komputer, disebut juga dengan CAAT (Computer Aided Auditing Technique). Teknik ini digunakan untuk menganalisa data, misalnya saja data transaksi penjualan, pembelian, transaksi aktivitas persediaan, aktivitas nasabah, dan lain-lain.

Sesuai dengan standar auditing ISACA (Information Systems Audit and Control Association), selain melakukan pekerjaan lapangan, auditor juga harus menyusun laporan yang mencakup tujuan pemeriksaan, sifat dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan. Laporan ini juga harus menyebutkan organisasi yang diperiksa, pihak pengguna laporan yang dituju dan batasan-batasan distribusi laporan. Laporan juga harus memasukkan temuan, kesimpulan, rekomendasi sebagaimana layaknya lapor-an audit pada umumnya.

1     KONSEP – KONSEP AUDITING

Berbagai metode yang digunakan oleh auditor-auditor yang terlatih untuk memastikan kebenaran pengolahan data dengan menggabungkan atau mengkombinasikan pengendalian pengolahan data dan metode audit akuntansi yang tradisional.

Berikut adalah konsep-konsep auditing PDE :

Evidence

Due Audit Care

Fair Presentation

Independence, dan

Ethical Conduct

Masing-masing konsep ini menempati posisi yang cukup penting dalam struktur dari teori auditing.

2     TEKNOLOGI PDE AUDITING

Audit teknologi informasi PDE auditing adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

3     JENIS JENIS AUDIT PDE

1. Systems and Applications

Pemrosesan data melalui aplikasi perangkat lunak komputer yang dikelola melalui suatu system.Sehingga proses auditnya sendiri akan meliputi verifikasi terhadap system untuk memastikan kebenaran, kehandalan, kecepatan maupun keamanan pada saat pengiriman, pemrosesan serta pengeluaran informasi di setiap tingkatan kegiatan sistem.

2. Information Processing Facilities

Merupakan komponen yang terkait dengan fasilitas-fasilitas yang digunakan untuk mengolah informasi di suatu organisasi. Biasanya ini terkait dengan perangkat keras seperti misalkan scanner, komputer server, formulir, dsb.

3. Systems Development

Adalah bagian dari proses pembangunan maupun pengembangan dari sistem yang sudah ada dalam suatu organisasi sesuai tujuan-tujuan aktivitasnya.

4. Management of IT and Enterprise Architecture

Pengelolaan atas teknologi informasi serta arsitektur seluruh lingkup internal organisasi yang disesuaikan dengan struktur dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen Hal tersebut memerlukan proses audit yang dilaksanakan untuk memastikan apakah segenap lingkungan/komponen organisasi dalam pemrosesan informasinya dilakukan secara terkendali dan efisien.

5.  Client/Server, Telecommunications, Intranets, and Extranets

Komputer, peralatan telekomunikasi, sistem jaringan komunikasi data elektronik (intranet/extranet) serta perangkat-perangkat keras pengolahan data elektronik lainnya adalah komponen dari sebuah teknologi informasi.